Calidad

La importancia de las auditorías internas y de segunda parte

Por: Pablo Molinero. Operaciones y Proyecto. Beagle Consultoría e Inspecciones SAC.

Para empezar a desarrollar este tema es necesario empezar por definir qué es una auditoría. ISO 19001:2018 define la auditoría como un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias objetivas y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría.

De acuerdo a esta definición y dentro del alcance de la norma la auditoría es un proceso que realiza la organización, de manera voluntaria y acorde a los compromisos asumidos, para verificar las oportunidades de mejora en sus procesos. Por tanto, una herramienta para generar credibilidad y confianza en la organización respecto de su propio desempeño y el de sus proveedores.

Dentro de este ítem la misma norma nos aclara acerca de dos tipos de auditorías, en función de quien las realiza. Las internas, o de primera parte, realizadas por, o en nombre de la propia organización; y las auditorías de externas, que a su vez pueden ser de segunda o de tercera parte. Las auditorías de segunda parte, en las que nos vamos a centrar en este artículo, son llevadas a cabo por partes interesadas en la organización, como los clientes o por otras partes en su nombre. Las auditorías de segunda parte, llevadas a cabo por organizaciones auditoras independientes, buscan la certificación/registro de conformidad o agencias gubernamentales.

Las auditorías de primera y segunda parte revisten especial interés e importancia para las organizaciones que, no estando aun certificadas, o no disponiendo de los recursos suficientes para una certificación, decidan velar de manera imparcial por el correcto desempeño de sus propios procesos o de sus proveedores, independientemente se realicen por temas de calidad, inocuidad, medio ambiente o seguridad y salud en el trabajo.

Aunque las auditorías internas pueden ser realizadas por el personal de la misma organización, debidamente entrenado y capacitado, su realización por un tercero ofrece una oportunidad única para la organización de obtener información de mayor imparcialidad, y la posibilidad de visibilizar no conformidades y oportunidades de mejora que los auditores internos podrían estar dejando pasar debido a la rutina del día a día, ahorrando recursos a la organización para enfocarse en el negocio.

Uno de los principales beneficios de realizar auditorías internas, y de segunda parte, es el permitir que los principales responsables de la organización puedan tomar decisiones en basadas en hechos que facilitan un mejor conocimiento del estado de la gestión, de un tema de interés particular, mostrado por tales auditarías, a fin de realizar ciertas reorientaciones, en caso de ser necesario, para la consecución de los objetivos previstos.

Principales beneficios de realizar auditorías internas y de segunda parte

Permiten comparar los procedimientos de gestión documentados por la organización con las prácticas observadas.

Esto aporta mucho a verificar la existencia de prácticas que se han modificado, sin que se haya actualizado en los documentos, el nuevo modo de operar. En el caso de proveedores permite verificar la debida diligencia en el cumplimiento de los requisitos comunicados por la organización y detectar aquellos que no lo hubieran sido.

Identifica los fallos existentes en los procesos de gestión tanto de la organización como de sus proveedores.

De esta manera se generan oportunidades de mejorar el desempeño de la misma organización como de establecer mejores relaciones con los proveedores basadas en la cooperación transparente con sus procesos, aportando al desarrollo de proveedores en aquellas organizaciones que lo hubiesen implementado.

Mejora la comunicación interna y con los proveedores.

Las reuniones para informar los hallazgos de las auditorías fomentan que el personal esté informado del progreso tanto de sus actividades como de las del resto. Esto evita que se realicen acciones de forma incorrecta por falta de información.

Permite detectar no conformidades que pudieran llegar a ser graves, y oportunidades de mejora que representen una pérdida de oportunidad.

En algunos casos pudieran dar lugar a sanciones por incumplimiento legal o contractual, y en el caso de proveedores, ocasiones de fallo interno que dan lugar a incumplimiento de los requisitos del cliente y afectaciones a los procesos.

Descubre posibles oportunidades en lo referente a la eliminación del desperdicio, un aspecto de especial importancia en la eficiencia de la fabricación.

El desperdicio de acuerdo a Lean Manufacturing es fuente de ineficiencia organizacional, generando un costo para la organización y pérdida de valor para el cliente.

Identifica deficiencias en la forma en que los diferentes procesos de la organización han sido definidos.

Para realizar cualquier actividad que se ha planificado, recurrimos a ver previamente los procedimientos e instrucciones definidas, de forma que, si no contamos con ellas, corremos el riesgo de no lograr el objetivo perseguido por una determinada actividad.

La auditoría da lugar a las acciones correctivas y de mejora a realizar a fin de poner solución a las no conformidades detectadas.

Las acciones correctivas surgen de las no conformidad y atacan a la causa raíz del problema para que no vuelva a suceder, a diferencia de las medidas de contención y mitigación que suelen aplicarse detectada la falla pero que a largo plazo no logran evitar la recurrencia del problema. Sin embargo, la auditoría también puede encontrar cosas que ya se están haciendo bien y orientar una mejor forma de hacerlas, otorgando sostenibilidad a los procesos.

Controla la aplicación de tales acciones correctivas y de mejora, verificando que se han realizado de manera efectiva y oportuna.

La auditoría no es una herramienta que se aplica para cumplir un requisito de la norma ISO por única vez, es una herramienta de revisión periódica del cumplimiento de los requisitos de gestión, por tanto, aquello que ha sido determinado para acción correctiva o como oportunidad de mejora es susceptible de seguimiento y verificación en posteriores auditorías, es decir se retroalimenta para mejorar los procesos.

Propone recomendaciones para optimizar las prácticas de gestión, reduciendo costes, y promoviendo la mejora continua de los procesos de la organización y sus proveedores.

Indudablemente que un control de gestión orientado a la determinación de las no conformidades para su corrección y de las oportunidades de mejora para su aprovechamiento se convierte en una herramienta que facilita la implementación del ciclo continuo de mejora y que aporta en el rendimiento económico del negocio. Las empresas que vigilan sus procesos y proveedores a través de su implementación y que implementan medidas basadas en evidencia objetiva obtienen elevados retornos sobre la inversión realizada en corto tiempo.

Las acciones correctivas en conjunto con las acciones preventivas, ahora parte del análisis de riesgo que permite anticipar oportunidades de fallo, hace posible obtener importantes beneficios en los procesos.

Las acciones preventivas han sido reemplazadas en la última versión de la ISO 9001 por el enfoque en la gestión del riesgo, una medida de mayor alcance y anticipación que busca adelantarse a la ocurrencia de problemas potenciales identificando su probabilidad y efectos (severidad), lo cual suma a las ganancias brindadas por corregir las no conformidades y detectar las oportunidades de mejora, evitando la implementación de programas preventivos innecesarios que se convierten en fuente de costo y pérdida de flujo al actuar proactivamente frente a una fuente de fallo por ocurrir, eliminándola desde un primer momento o mitigando sus efectos todo lo que sea posible.

Importancia de la auditoría interna y de segunda parte.

En muchas organizaciones, y al interior de estas, continúan viendo a las auditorías internas y de segunda parte como una obligación, y en ocasiones como una fiscalización, que busca responsables a los cuales sancionar, sin llegar a ver los verdaderos beneficios de estas.

Realizar adecuados programas y planes de auditoría tercerizando en lo posible estos procesos permitirá un rendimiento económico positivo, flujo de producción y una mayor disposición del cliente a seguir adquiriendo nuestros productos, otorgando sostenibilidad al negocio.