Comunicando la Mejora

El Plan de Comunicaciones en Mejora Continua

 

Utiliza un plan de comunicaciones para garantizar la conciencia y la transparencia durante todo el ciclo de vida del proyecto de mejora y para impulsar la aceptación positiva del cambio. El plan de comunicación es una herramienta estratégica que identifica a todas las partes interesadas, los tipos de comunicación que cada uno necesita y la frecuencia con la que se producen.

La plantilla del plan de comunicación se puede utilizar para proporcionar una cadencia a los lanzamientos de comunicaciones y como ayuda para estructurar las aprobaciones, así como los mensajes que se envían y reciben en varios intervalos.

El plan de comunicación es una hoja de ruta fundamental en todas las iniciativas de mejora de procesos. Guía los mensajes de una manera significativa y profesional que es coherente con la disciplina de gestión del cambio que necesita una organización para absorber las mejoras en las distintas etapas del proyecto. El plan de comunicación ayuda a toda la organización a seguir el ritmo de la mejora.

 

¿Por qué es importante un plan de comunicación para un Proyecto de Mejora?

 

Las comunicaciones en un proyecto son una vía de doble sentido. Al igual que en la planificación del proyecto, se deben establecer expectativas, tanto el equipo de proyecto como las partes interesadas y el cliente (o usuario del proyecto de mejora) tienen que cumplir con sus responsabilidades para que la comunicación se desarrolle sin problemas. Un proyecto de mejora no se debe iniciar sin haber tenido en cuenta dentro del plan del proyecto de mejora al plan de comunicación, y más cuando la complejidad del proyecto aumenta.

Un plan de comunicación permite administrar correctamente el proyecto de mejora, define cómo se entregará la información importante a lo largo del proyecto, quién lo hará y con qué frecuencia. A lo largo de un proyecto, la comunicación permite y facilita la alineación entre las metas y las actividades, y la posterior realineación de estos a medida que los proyectos cambian, siendo cruciales para la participación y la transparencia de los interesados a lo largo de toda la línea de tiempo del proyecto.

La comunicación es fundamental para mantener una buena relación con el cliente, y un plan de comunicación ayuda a planificar por adelantado una visión compartida de lo que está sucediendo y lo que debería estar sucediendo a lo largo del proyecto.

No todos los proyectos se crean igual, por eso, un plan de comunicación de un proyecto es exclusivo para ese proyecto, por lo que es importante pensar en esto cuando se está creando el plan de proyecto después de la primera junta.

Los proyectos grandes tienen necesidades de comunicación diferentes a los proyectos pequeños, y lo mismo ocurre con los proyectos con equipos de participación de múltiples partes interesadas con respecto a los de un solo contacto. Los proyectos con diferentes objetivos, presupuestos, cronogramas e incluso entregas requieren una comunicación adaptada a esas necesidades.

 

Plan de comunicación de un proyecto de mejora.

 

El plan de comunicación de un proyecto debe incluir elementos como la identificación de las partes interesadas clave y los contactos principales con los clientes, las definiciones de qué tipos de comunicación usar y cuándo, o una lista de reuniones que se llevarán a cabo durante las actividades del proyecto. Con base en el principio anterior, quién necesita saber qué, en qué formato y cuándo.

Algunos componentes del plan pueden ser:

 

Audiencia. Incluya la(s) audiencia(s) del proyecto. Incluir grupos de interés internos y externos.

 

Qué y quiénes. Determine qué grupos necesitan ser comunicados y cuáles son sus expectativas. Comunique solo información. Identifique los mensajes clave del proyecto que deben entregarse de forma periódica.

 

Frecuencia. Definir cuándo se proporcionarán las comunicaciones y con qué frecuencia.

 

Método. Identificar el mejor vehículo de entrega para la comunicación: cara a cara, reuniones, presentaciones, correos electrónicos, otros.

 

Propietario. Asignar responsabilidades para la elaboración y entrega de las comunicaciones enumeradas

 

Aprobación requerida. Documentar el proceso de aprobación requerido

 

Bucle de retroalimentación. Cree ciclos de retroalimentación para ayudar a evaluar las comunicaciones.