Inocuidad y digitalización
Beneficios de los sistemas digitales de gestión de calidad para los fabricantes de alimentos
Es 2020 y vivimos en una cultura de alta tecnología, entonces, ¿por qué
tantas empresas alimentarias siguen utilizando registros en papel para
gestionar algo tan importante como la calidad y la seguridad de los alimentos?
Como muchos han aprendido, las herramientas digitales son especialmente críticas durante una crisis, incluida la pandemia de COVID-19. A medida que las empresas cambian la forma en que operan (elevando drásticamente sus protocolos de seguridad y limpieza), las empresas que utilizan herramientas digitales tendrán claras ventajas a medida que reaccionen y se recuperen de esta crisis.
Por ejemplo: una importante marca de alimentos y bebidas con miles de ubicaciones en todo Estados Unidos distribuye una lista de verificación de COVID-19 laminada a todas sus unidades como guía para sus nuevos protocolos. Si bien este es un buen lugar para comenzar, esta empresa ha establecido un sistema que no es flexible y no se puede actualizar fácilmente en toda la empresa. Es entonces cuando los sistemas anticuados de papel y bolígrafo se convierten en un gran escollo y, potencialmente, en una responsabilidad costosa, agravando los problemas durante una pandemia de salud mundial como la actual.
Las trampas de la gestión de sistemas de gestión de calidad de papel
y bolígrafo
Cuando los sistemas de calidad, inocuidad alimentaria y cumplimiento,
en cada una de sus muchas ubicaciones, se gestionan mediante procesos manuales,
pueden surgir problemas graves y preocupantes:
- No se puede actualizar rápidamente la política de seguridad alimentaria y cumplimiento en todas las ubicaciones, lo cual es esencial cuando hay una crisis como la pandemia actual.
- Los registros críticos en papel se pueden perder o archivar fácilmente, lo que expone a responsabilidades, sanciones gubernamentales y cierre de ubicaciones cuando surgen problemas de salud y seguridad alimentaria, como una enfermedad transmitida por alimentos.
- Es difícil para la persona a cargo asegurar que las comprobaciones de seguridad esenciales se realizan de forma regular y correcta; los controles de cumplimiento terminan apoyándose demasiado en la confianza y no queda claro cuándo los empleados necesitan capacitación.
- Se pierde visibilidad y se dificulta la recopilación y procesamiento de datos para obtener información crítica. Los procesos manuales de gestión de datos consumen mucho tiempo y son propensos a errores, y a menudo los elementos para las acciones correctiva / preventiva (CAPA) se encuentran cuando es demasiado tarde.
Si todavía usa lápiz y papel, probablemente haya sentido lo estresante que puede ser, al tener que responder al COVID-19 mientras aumenta sus esfuerzos para mantener seguros a los empleados y clientes. La razón principal de este sentimiento es que el método del lápiz y el papel es impulsado por una acción reactiva más que proactiva.
Cuando se responde a los problemas a medida que surgen, se vuelve cada vez más difícil ser estratégico y completar el trabajo crítico sin verse interrumpido por horas de resolución de problemas nuevos todos los días. Si bien es importante reconocer que siempre habrá piezas reactivas en un sistema de gestión de calidad (nada es perfecto), también está claro que dedicar tiempo y presupuesto a ser más proactivo en la prevención de problemas ahorra tiempo, dinero, reputación y, a largo plazo, incluso vidas.
Esto no sucede al tratar de "optimizar" los sistemas manuales de lápiz y papel, porque nunca se podrá obtener la visibilidad necesaria para detectar tendencias y solucionar pequeños problemas antes de que se conviertan en grandes problemas. De otro lado, un sistema de gestión de calidad digital adecuado puede brindarle una visibilidad inmediata que puede impulsar acciones correctivas instantáneas.
Elevar los protocolos de seguridad y limpieza
El uso de herramientas digitales ofrece enormes beneficios. Las
herramientas digitales pueden recopilar mejores datos de todas las fuentes,
incluidas auditorías, evaluaciones, listas de verificación, certificaciones y
capacitación; pudiendo rastrear e informar los aspectos críticos de todas las
ubicaciones de procesamiento, proporcionando una visión clara y precisa del
cumplimiento en toda la empresa. Cuando la gestión se vuelve digital, se pueden
resolver fácilmente los desafíos mencionados anteriormente:
- Puede actualizar rápidamente la política de seguridad alimentaria y de cumplimiento en todas las ubicaciones, lo cual es esencial cuando hay una crisis, como el nuevo coronavirus.
- Los registros críticos se encuentran disponibles cuando surgen los problemas, como una enfermedad transmitida por alimentos.
- El personal a cargo puede garantizar con mayor facilidad que los controles de seguridad esenciales se realizan de manera regular y correcta, y puede complementar rápidamente la capacitación cuando sea necesario.
- Mejora la visibilidad del negocio, con datos que se recopilan y organizan rápidamente para obtener información crítica para una planificación proactiva.
Beneficios del software de gestión de calidad en un mundo COVID-19
Esta "nueva normalidad" es nuestra nueva realidad, no solo
una situación temporal. Debido al virus, debe cambiar la forma de operar,
capacitar a los empleados sobre nuevos protocolos, garantizar el cumplimiento e
implementar acciones correctivas. Y debe administrar estos protocolos de manera
constante y continua, sabiendo que hay vidas en juego si usted y sus empleados se
equivocan. La pandemia de COVID-19 ha cambiado el mundo por completo y es
fundamental pasar de "la forma en que siempre hemos hecho las cosas"
a una forma completamente nueva de operar, incluido el uso de herramientas
digitales.
Según la experiencia del autor, las empresas de alimentos y bebidas a menudo se resisten a la tecnología. Estas empresas suelen tener la creencia de que sus sistemas manuales están bien porque es "la forma en que siempre hemos hecho las cosas". Y la resistencia es aún mayor cuando creen que las herramientas digitales son demasiado caras, engorrosas o difíciles de implementar.
En realidad, las herramientas digitales son ahora asequibles, accesibles y fáciles de usar; empresas de todos los tamaños pueden encontrar una solución digital. Las herramientas digitales, como el software de gestión de la calidad y las aplicaciones de auditoría, permiten a las empresas gestionar mejor la nueva realidad y mejorar sus resultados.
Las empresas que están haciendo un trabajo increíble con los nuevos y elevados protocolos para afrontar el coronavirus tienen algunas cosas importantes en común: utilizan herramientas digitales y son transparentes sobre su compromiso con los protocolos mejorados de seguridad y limpieza.
Muchas cadenas de supermercados están sobresaliendo en estos esfuerzos. Han identificado personas en cada turno para limpiar y desinfectar, concentrándose en áreas de alto contacto; han implementado nuevos patrones de tráfico para los consumidores, como el tráfico unidireccional en los pasillos y un distanciamiento social adecuado; y ofrecen mascarillas, guantes y desinfectante de manos gratis en la puerta. Están adoptando un enfoque proactivo y auténtico de la cultura de seguridad alimentaria, demostrando que se preocupan por esta tomando medidas adecuadas para mitigar los riesgos. A través de estas acciones, están asegurando a un público preocupado que sus instalaciones son seguras.
Digitalización
Las herramientas digitales ayudan a implementar nuevos protocolos,
capacitar al personal, auditar esfuerzos, evaluar datos, garantizar cumplimiento
y desencadenar acciones correctivas en el lugar y a largo plazo, según sea
necesario. A medida que adoptan herramientas digitales, algunos consejos para
navegar por nuestra nueva normalidad y que se pueden administrar a través de
sistemas digitales de gestión de calidad son:
- Elevar los esfuerzos en limpieza y desinfección. Las herramientas digitales pueden rastrear las actividades de limpieza y desinfección para garantizar el cumplimiento.
- Implementar protocolos de seguridad COVID-19. Utilice herramientas digitales para permitir visibilidad y transparencia en la información crítica de toda la empresa (por ejemplo, para ver los datos de manera acumulada y verificar la operación en su totalidad o para desglosar ubicaciones y áreas individuales para obtener información localizada).
- Educar a empleados y clientes. Envíe correos electrónicos frecuentes a empleados, clientes, proveedores y otras audiencias clave explicando los pasos que está tomando para seguir las pautas recomendadas de COVID-19. Explique cómo pueden ser parte de la solución y reitere estos mensajes en su sitio web y a través de publicaciones en las redes sociales.
- Capacitar a los empleados con regularidad. Utilice herramientas tecnológicas para proporcionar recordatorios y actualizaciones periódicas a su personal durante cada turno.
- Obtenga información de sitios web de confianza. La información de COVID-19 se actualiza constantemente. Los CDC, la FDA, la OMS y los NIH ofrecen información en constante evolución sobre los protocolos COVID. El Centro de recursos de RizePoint COVID-19 actualiza la información de COVID-19 con regularidad, utilizando datos de agencias autorizadas y transforma la información haciéndola entendible para que los gerentes la transmitan a sus equipos.
- Garantizar el cumplimiento. Implemente políticas y sistemas, educando a los empleados sobre qué hacer, cuándo y por qué. Utilice auditorías digitales para realizar un seguimiento del cumplimiento y tomar acciones correctivas en el lugar y a largo plazo según sea necesario.
- Construya una mejor cultura de seguridad alimentaria. Eleve su cultura de seguridad existente mediante la mejora de los sistemas (por ejemplo, la transición de sistemas de papel anticuados a la utilización de herramientas tecnológicas integradas y más precisas). Este es un esfuerzo imprescindible y ya no es opcional. De lo contrario, la salud y la seguridad de sus empleados, clientes y negocios están en peligro.
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