Mejora Continua y Partes Interesadas
Identificación y análisis de las partes interesadas (Stakeholders)
La gestión de las partes interesadas es fundamental para la
planificación y ejecución de proyectos de mejora. Implica desarrollar
relaciones con las partes interesadas del proyecto para identificar objetivos y
abordar sus expectativas. El análisis de las partes interesadas identifica primero
a las personas, grupos y organizaciones que tienen un interés en el proyecto o
programa, priorizando a las partes interesadas en función de su nivel de
interés e influencia sobre el proyecto y, finalmente, busca comprender más
sobre las partes interesadas clave con la finalidad de involucrarlos en un plan
de comunicaciones eficaz.
Los beneficios de realizar un análisis de las partes interesadas incluyen recopilar opiniones en una etapa temprana del proyecto para ayudar a garantizar la aceptación y obtener información para las mejoras de este, adquirir recursos y apoyo para el proyecto, comunicar claramente los beneficios del proyecto a las partes interesadas y comprender a las partes interesadas para poder anticipar reacciones y hacer ajustes al proyecto. La información recopilada en el análisis de partes interesadas es vital para desarrollar un plan de comunicaciones que respalde las necesidades y expectativas de estas, lograr su colaboración y, por lo tanto, el éxito del proyecto.
Para el proceso de análisis, se utilizan plantillas en formatos Excel, Word u otras que faciliten la ejecución del trabajo en tiempo real y que permitan planificar, realizar el seguimiento e informar mejor los detalles del proyecto.
¿Quiénes son las partes interesadas?
Las partes interesadas incluyen a cualquier persona que pueda verse
afectada por, o que tenga algún interés personal o influencia sobre el
resultado de un proyecto. Pueden ser internos, como miembros del equipo del
proyecto, ejecutivos de la empresa o departamentos específicos. Las partes
interesadas también pueden ser externas, como clientes, líderes comunitarios e
influyentes de la industria.
Las partes interesadas con más poder e interés son los actores clave que deben identificarse y gestionarse. Aquellos con menos poder e interés siguen siendo importantes, pero no serán el foco de su plan de comunicaciones. Estos actores necesitan estar informados y satisfechos (y algunos pueden ser particularmente útiles durante un proyecto), pero tienen una prioridad más baja que las partes interesadas clave.
La identificación de partes interesadas permite comprender a quién impacta un proceso y / o quién tiene la necesidad de participar durante la consideración de un posible cambio en un proceso. Las partes interesadas son personas que tienen un interés o una inversión en el resultado de un proceso.
Esto puede incluir a personas que: financian el trabajo del proceso, operan el proceso, gobiernan el proceso, reciben los beneficios del resultado o son dependientes o se ven afectados de alguna manera antes o después del proceso.
Muchas personas pueden identificarse como partes interesadas; no olvide incorporar la voz del cliente de alguna manera en su listado de partes interesadas (por ejemplo, si el cliente no puede ser nombrado directamente, identifique un representante para actuar en su nombre y representar sus necesidades y deseos).
Mapeo de partes interesadas
El análisis de las partes interesadas puede representarse mediante un
mapa visual y, a menudo, se presenta como una cuadrícula o matriz que mide el
poder y el interés. Una simple matriz de 2 por 2 puede ayudarlo a dividir a las
partes interesadas en aquellas que tienen mucho poder e interés, alto poder y
bajo interés, bajo poder y alto interés, y bajo poder y bajo interés.
Esta representación visual facilita ver qué partes interesadas deben recibir la mayor atención. Aquellos con gran poder e interés deben participar de cerca, ser consultados con frecuencia y mantenerse satisfechos, mientras que aquellos con menos poder e interés deben simplemente ser monitoreados y mantenidos informados utilizando comunicaciones generales de menor esfuerzo. Sin embargo, tenga en cuenta que también es posible que algunas partes interesadas que inicialmente se identificaron como de bajo poder y bajo interés pasen a una categoría de interés superior.
Después de agregar partes las interesadas a la matriz, puede identificar las relaciones entre ellas; representar estas relaciones trazando líneas de influencia para conectar los nombres. Esto puede crear un análisis más profundo al revelar qué partes interesadas tienen influencia sobre otras.
También es posible utilizar un mapa mental de ramificación para ver los intereses y las relaciones de las partes interesadas, o simplemente hacer una lista de las partes interesadas agrupadas por prioridad. Independientemente del proceso de mapeo que utilice, el análisis de las partes interesadas lo ayudará a identificar, priorizar y relacionarse eficazmente con las mismas. Si está tratando con un gran volumen de partes interesadas, es posible que se requiera una base de datos para el análisis, pero para números más pequeños, un mapa visual puede ser una herramienta fácil y útil.
Pasos para el análisis de las partes interesadas
Ya hemos mencionado los componentes principales (identificación,
priorización y comprensión) necesarios para realizar un análisis de las partes
interesadas. Se especifican algunas cosas sobre cada paso que debe tener en
cuenta al embarcarse en este proceso.
Identificación de las partes interesadas: si su lista de partes interesadas incluye organizaciones, determine quiénes son las partes interesadas individuales dentro de cada organización para que pueda orientar sus comunicaciones de manera adecuada. Si su sesión inicial de lluvia de ideas da como resultado una gran cantidad de partes interesadas, considere agruparlas por intereses y luego evalúe su importancia dentro de cada grupo de interés. Por ejemplo, puede tener partes interesadas cuya principal preocupación sea financiera y otras que estén interesadas en la reputación comercial o el impacto ambiental de un proyecto. Dentro de cada uno de esos grupos, algunos individuos tendrán más poder e influencia que otros, lo que los convierte en una prioridad más alta.
Priorización de las partes interesadas: mapear el interés y la influencia de las partes interesadas en una matriz lo ayudará a identificar las partes interesadas clave y las acciones necesarias para gestionarlas (según sus distintos niveles de importancia). Como parte de este paso, es posible que desee identificar qué partes interesadas es probable que apoyen su proyecto y cuáles pueden intentar bloquearlo. Las partes interesadas poderosas pueden influir en un proyecto en una dirección positiva o negativa, por lo que es importante involucrarlas desde el principio y mantener el nivel adecuado de comunicación durante todo el proyecto.
Comprensión de las partes interesadas: ¿qué motiva a las partes interesadas? ¿Qué recursos necesitas de ellos? ¿Cómo lidiará con la oposición de las partes interesadas críticas? ¿Cuál es el mejor método de comunicación para las diferentes partes interesadas? Analice su lista de partes interesadas para comprender mejor su interés en el proyecto, qué información querrán de usted, quién influye en su opinión y cualquier otro detalle que informará su plan de comunicaciones y puede influir en las decisiones del proyecto.
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