Inocuidad digital

Cómo benefician las soluciones digitales a la gestión de la inocuidad a los fabricantes de alimentos.

 

Durante el año 2020 hemos vivido una cultura de alta tecnología, entonces, ¿por qué tantas empresas alimentarias siguen utilizando registros en papel para gestionar algo tan importante como la calidad e inocuidad de los alimentos?

Como muchos hemos aprendido, las herramientas digitales son especialmente críticas durante las crisis, incluida la pandemia de COVID-19. A medida que las empresas cambian la forma en que operan (mejorando sus protocolos de inocuidad y limpieza), las empresas que utilizan herramientas digitales tendrán distintas ventajas a medida para reaccionar y recuperarse de esta crisis.

Por ejemplo: una importante marca de alimentos y bebidas con miles de ubicaciones en todo EEUU distribuyó una lista de verificación de COVID-19 laminada a todas sus unidades como guía para sus nuevos protocolos. Si bien esta es una buena opción para comenzar, esta empresa ha estableció un sistema que no es flexible y no se puede actualizar fácilmente en toda la empresa. Es entonces cuando los sistemas manuales se convierten en un obstáculo para las actividades de la empresa y, potencialmente, en una costosa responsabilidad. Estos problemas se agravan durante una pandemia de salud.

 

Los errores de gestión en los sistemas manuales

Cuando se administra sistemas de inocuidad en múltiples ubicaciones mediante procesos manuales surgen problemas graves y preocupantes: 

• No pueden actualizar rápidamente las políticas existentes en todas las ubicaciones, lo cual es esencial cuando hay una crisis como la pandemia actual.
• Los registros críticos en papel se pueden perder o archivar fácilmente, lo que lo expone a responsabilidades, sanciones gubernamentales y cierres de ubicaciones cuando surgen problemas de salud e inocuidad, como una enfermedad transmitida por alimentos.
• Es difícil para la persona a cargo (PIC) asegurarse de que las comprobaciones de seguridad esenciales se realicen de forma regular y correcta; los controles y contrapesos de cumplimiento terminan apoyándose demasiado en un “sistema basado en la confianza” y no queda claro cuándo los empleados necesitan capacitación.
• Se pierde visibilidad, se torna difícil recopilar y organizar datos para obtener información crítica. Los procesos manuales de administración de datos consumen mucho tiempo y son propensos a errores, y a menudo encuentran la información necesaria o los elementos de acción correctiva - acción preventiva (CAPA) cuando es demasiado tarde.

Si aun usa un sistema manual, probablemente ha sentido lo tedioso que es gestionar la inocuidad mientras responde al COVID-19 y aumenta sus esfuerzos por mantener seguros a sus empleados y clientes. La razón principal de este sentimiento es que el método manual se basa en una acción de tipo reactiva más que proactiva.

Cuando se responde permanentemente a los problemas a medida que surgen, se vuelve cada vez más difícil ser estratégico y completar el trabajo crítico sin ser interrumpido por ocho horas de resolución de nuevos problemas todos los días. Si bien es importante reconocer que siempre habrá piezas reactivas para un sistema de gestión de inocuidad (nada es perfecto), también es claro que dedicar tiempo y presupuesto a ser más proactivo en la prevención de problemas ahorra tiempo, dinero, reputación y, en a largo plazo, incluso vidas.

Esto no sucede cuando se intentan "optimizar" los sistemas manuales, es imposible obtener la visibilidad necesaria para detectar tendencias y solucionar pequeños problemas antes de que se conviertan en grandes. Un sistema de gestión de inocuidad digital adecuado puede brindarle una visibilidad inmediata que impulse acciones correctivas de manera instantánea.

 

Mejora los protocolos de seguridad y limpieza

El uso de herramientas digitales ofrece enormes beneficios. Las herramientas digitales pueden recopilar mejores datos de todas las fuentes, incluidas: auditorías, evaluaciones, listas de verificación, certificaciones y capacitación completa, permitiendo rastrear y comunicar información crítica desde todas las ubicaciones, brindando una visión clara y precisa del cumplimiento en toda la empresa. Usar un sistema digital, permite resolver más fácilmente los desafíos mencionados anteriormente: 

• Permite actualizar rápidamente la política de calidad e inocuidad en todas las ubicaciones, lo cual es esencial cuando hay una crisis, como el nuevo coronavirus.
• Los registros críticos están disponibles fácilmente cuando surgen problemas, como cuando ocurre una enfermedad transmitida por alimentos.
• El PIC puede garantizar más fácilmente que las comprobaciones esenciales de inocuidad se realizan de forma regular y correcta y puede rápidamente complementar la formación existente cuando sea necesario.
• Aumenta la visibilidad, con datos que se recopilan y organizan rápidamente para obtener información crítica para la planificación proactiva.

 

Beneficios del uso de herramientas digitales de gestión de la inocuidad en un mundo COVID-19

Esta “nueva normalidad” es nuestra nueva realidad, no solo una situación temporal. COVID-19 ha cambiado la forma de operar, capacitar a los empleados, garantizar el cumplimiento e implementar acciones correctivas. Se deben administrar nuevos protocolos de manera constante y continua, sabiendo que hay vidas en juego si usted y sus empleados cometen un error. La pandemia de COVID-19 ha cambiado el mundo por completo y es esencial pasar de "la forma en que siempre hemos hecho las cosas" (“business as usual” – en inglés) a una forma completamente nueva de operar, incluyendo el uso de herramientas digitales.

Según la experiencia de los autores, las empresas de alimentos y bebidas a menudo se resisten a la tecnología. Estas empresas suelen tener una creencia sistémica de que sus sistemas manuales son buenos porque es "la forma en que siempre han hecho las cosas". La resistencia es aún más mayor cuando se piensa que las herramientas digitales son caras, engorrosas o difíciles de implementar.

A decir verdad, las herramientas digitales ahora son asequibles, accesibles y fáciles de usar; empresas de todos los tamaños y presupuestos pueden encontrar una solución digital. Las herramientas digitales, como el software de gestión de calidad y las aplicaciones de auditoría, permiten a las empresas gestionar mejor nuestra nueva realidad y ayudar a mejorar sus resultados.

Las empresas que están haciendo un trabajo increíble con los nuevos y complejos protocolos para afrontar el coronavirus tienen algunas cosas importantes en común: utilizan herramientas digitales y son transparentes sobre su compromiso con mejores protocolos de limpieza y seguridad.

Muchas cadenas de supermercados están sobresaliendo en estos esfuerzos. Están identificando personas en cada turno para limpiar y desinfectar, concentrándose en áreas de alto contacto; implementando nuevos patrones de tráfico para los consumidores, como el tráfico unidireccional en los pasillos y un distanciamiento social adecuado; y ofrecen mascarillas, guantes y desinfectante de manos gratis en la puerta. Están adoptando un enfoque proactivo y auténtico de una cultura de inocuidad, demostrando que se preocupan por la salud y que están tomando medidas adecuadas para mitigar riesgos. A través de estas acciones, están asegurando a un público nervioso que sus instalaciones son seguras.

 

Volviéndose digital

Las herramientas digitales pueden ayudarlo a implementar nuevos protocolos, capacitar al personal, auditar los esfuerzos, evaluar los datos, garantizar el cumplimiento y desencadenar acciones correctivas en el lugar y a largo plazo, según sea necesario. A medida que adopte herramientas digitales algunos consejos para navegar por nuestra nueva normalidad que se pueden administrar a través de sistemas de gestión de calidad digital: 

• Aumente sus esfuerzos de limpieza y desinfección. Las herramientas digitales pueden rastrear las actividades de limpieza y desinfección para garantizar el cumplimiento.

• Implemente protocolos de seguridad COVID-19. Utilice herramientas digitales para permitir instantáneamente visibilidad y transparencia que facilite obtener información crítica de toda la empresa (por ejemplo, se pueden ver datos de manera acumulada que muestren la operación en su totalidad o usarse desglosados para distintas ubicaciones y áreas individuales para obtener información localizada).

• Eduque a empleados y clientes. Envíe correos electrónicos frecuentes a empleados, clientes, proveedores y otras audiencias clave explicando los pasos que está tomando para seguir las pautas recomendadas frente al COVID-19. Explique cómo pueden ser parte de la solución y reitere estos mensajes en su sitio web y a través de publicaciones en las redes sociales.

• Capacite a sus empleados con regularidad. Utilice herramientas tecnológicas para proporcionar recordatorios y actualizaciones periódicas a su personal durante cada turno.

• Obtenga información de sitios web de confianza. La información sobre COVID-19 se actualiza constantemente. Los CDC, la FDA, la OMS y los NIH ofrecen información en constante evolución sobre los protocolos COVID. El Centro de recursos de RizePoint COVID-19 actualiza la información de COVID-19 con regularidad, utilizando datos de agencias autorizadas y destilando la información en puntos de conversación digeribles para que los gerentes la transmitan a sus equipos.

• Garantice el cumplimiento. Implemente políticas y sistemas, educando a los empleados sobre qué hacer, cuándo y por qué. Utilice auditorías digitales para rastrear el cumplimiento y tomar acciones correctivas de corto, mediano y largo plazo según sea necesario.

• Construya una mejor cultura de seguridad. Eleve su cultura de seguridad existente mediante la mejora de los sistemas (por ejemplo, la transición de sistemas de papel anticuados a la utilización de herramientas tecnológicas integradas y más precisas). Este es un esfuerzo imprescindible y ya no es opcional. De lo contrario, la salud y la seguridad de sus empleados, clientes y negocios están en peligro.

 

Referencia: Shaw, F. y Hensien, K. (Septiembre 2020). How Digital Quality Management Systems Can Benefit Food Manufacturers. Food Quality and Safety Magazine.