Auditorías Remotas

Mejores prácticas para las auditorías remotas en la industria alimentaria

 

Las auditorías son una herramienta esencial para verificar y mejorar el desempeño del cumplimiento. Las auditorías se pueden utilizar para observar el estado de cumplimiento normativo, la conformidad del sistema de certificación (FSSC 22000, SQF, IFS, BRC, etc.), la adecuación de los controles internos, y los riesgos potenciales y mejores prácticas existentes.

La mayoría de las regulaciones, normas y programas de certificación requieren que se realicen auditorías con una frecuencia establecida. Para muchas empresas de alimentos, descubrir cómo cumplir con estos requisitos de auditoría se ha convertido en un desafío importante, tomando en cuenta las restricciones de viaje, nuevos protocolos de seguridad y las cuarentenas gubernamentales relacionadas con COVID-19.

 

La alternativa online

Afortunadamente, la Iniciativa Global de Seguridad Alimentaria (GFSI) y otros esquemas de certificación comparables han respondido a este desafío, reconociendo que las auditorías en línea / remotas / virtuales pueden ofrecer una alternativa viable a las auditorías in situ, incluso cuando las empresas no están operando en una pandemia:

 

•       GFSI: en junio del 2020, GFSI introdujo el uso de tecnologías de la información y la comunicación (TIC) en las auditorías de certificación como un medio para reemplazar parcialmente algunos aspectos de las auditorías in situ, no solo durante la pandemia sino también a largo plazo. Según GFSI, el uso de actividades remotas no es obligatorio, debe ser acordado mutuamente entre la organización auditada y el organismo de certificación, y debe cumplir con los objetivos de auditoría completos. En la mayoría de los casos, las actividades remotas incluirán la revisión de las políticas y los procedimientos de seguridad alimentaria, la revisión de algunos registros y entrevistas con el personal de gestión de nivel superior.

 

•       FSSC 22000: a partir del 5 de octubre del 2020, todos los organismos de certificación de FSSC 22000 pueden realizar auditorías remotas completas para emitir la certificación de calidad y seguridad alimentaria, como se publica en el Apéndice de auditoría remota. FSSC afirma que la auditoría remota (total o parcial) es un componente vital del futuro de la auditoría y anticipa que el uso de soluciones de big data, tecnologías de verificación en línea y las limitaciones continuas para los viajes tendrán un impacto permanente.

 

•       SQF: en cumplimiento con GFSI, SQFI actualizó su política de auditoría a partir del 25 de junio del 2020, para permitir actividades remotas que utilicen las TIC durante el proceso de auditoría. El enfoque de SQFI tiene como objetivo permitir que el auditor adopte un enfoque de auditoría basado en el riesgo siguiendo la política de SQFI junto con las pautas y las mejores prácticas de GFSI. Bajo SQF, las actividades remotas pueden representar hasta el 50 por ciento de la duración de la auditoría.

 

•       BRC: BRC anunció en septiembre de 2020 dos soluciones de auditoría remota, incluida una evaluación remota en línea de la documentación seguida de una auditoría in situ más breve y una evaluación remota completa (no certificada por GFSI) que incluye la revisión de los resultados de la auditoría interna, la revisión remota de la documentación y la auditoría de video. de instalaciones de producción / almacenamiento.

 

•       IFS.  IFS desarrolló un control voluntario de vigilancia remota para las empresas certificadas por IFS para demostrar que mantienen procedimientos de apoyo y procesos de gestión. Además, IFS lanzó su Evaluación Dividida, que se aplica a la recertificación de todos los estándares IFS y sigue los requisitos de evaluación comparativa de GFSI sobre el uso de las TIC. Según IFS, la visita in situ debe realizarse antes de la parte remota y representar al menos el 50 por ciento de toda la evaluación. La evaluación remota se centra en la revisión de documentación y registros.

 

Independientemente del estándar o la parte de la auditoría que se realice en persona o de forma remota, el objetivo final de una auditoría remota sigue siendo el mismo que el de una auditoría in situ: obtener evidencia de auditoría creíble para evaluar con precisión el cumplimiento / conformidad con los requisitos identificados / especificaciones. La diferencia radica en los medios por los que se recopilan esas pruebas.

 

Riesgos versus oportunidades

Como se mencionó anteriormente, las auditorías se pueden realizar en el sitio, de forma remota o una combinación de los dos. Sin embargo, GFSI no reconoce una auditoría completamente remota en este momento; al menos el 50 por ciento debe realizarse en forma presencial. Esto se debe a los riesgos potenciales inherentes a la realización de una auditoría completamente remota, particularmente porque esta práctica es relativamente nueva para muchas organizaciones:

 

•       Límites de observación / tecnología: la observación de las condiciones del sitio está limitada por la capacidad de dirigir la transmisión de video en vivo de forma remota. La tecnología puede crear limitaciones. Si la cámara no puede verlo, tampoco el auditor. La mala calidad del video puede afectar la claridad visual. No sabes lo que no sabes.

 

•       Confusión en la comunicación: puede ser difícil leer el lenguaje corporal y / o interpretar correos electrónicos y conversaciones telefónicas para asegurarse de que la comunicación sea clara. Esto puede requerir volver a visitar los temas / hallazgos varias veces para garantizar que se recopile evidencia precisa.

 

•       Barreras de tiempo: puede haber zona horaria y barreras de programación asociadas según la ubicación del auditor y la instalación.

 

•       Responsabilidad legal: las empresas pueden tener restricciones estrictas sobre el uso de video y la posible recodificación debido a la propiedad de la información.

 

Sin embargo, en muchos casos, es posible que las empresas ya estén realizando partes de la auditoría (por ejemplo, revisión de documentos) de forma remota. Mudarse a un mundo remoto permite obtener pruebas creíbles de formas únicas que pueden ofrecer beneficios significativos a una empresa cuando las auditorías in situ no son posibles, e incluso cuando lo son:

 

•       Costo reducido: las auditorías remotas eliminan los gastos asociados con los viajes (es decir, kilometraje, vuelos, hoteles, comidas), que pueden acumularse según la ubicación y la duración de la auditoría.

 

•       Horario flexible: las auditorías remotas se pueden realizar en un horario más flexible. Los auditores no tienen que completar el trabajo en el sitio en un número determinado de días, como se requiere cuando se viaja a una instalación. El auditor también puede revisar las áreas en cuestión de forma remota después de que la auditoría haya terminado técnicamente. Tenga en cuenta que un cronograma de tiempo más flexible no significa necesariamente que se requiera menos tiempo para realizar la auditoría.

 

•       Distanciamiento social: como han recomendado las pautas de los CDC, actualmente es más seguro trabajar de forma remota, cuando sea posible, o permanecer a seis pies de distancia social para evitar la transmisión potencial de COVID-19. Mediante el uso de la tecnología, las auditorías remotas proporcionan un distanciamiento social extremo.

 

•       Sistemas mejorados: prepararse para una auditoría remota proporciona el "empujón" que algunas organizaciones necesitan para mejorar los sistemas de gestión de documentos electrónicos. Para realizar una auditoría remota, los documentos y registros deben conservarse de una manera organizada que facilite el acceso fácil / rápido. Es necesario poder acceder a todos los documentos de forma remota: los registros en papel o los documentos almacenados en computadoras individuales / unidades de red ya no son suficientes.

 

Consideraciones y mejores prácticas

Si una empresa opta por una auditoría remota, por cualquier parte y por cualquier motivo, existen varias consideraciones y prácticas para garantizar que la auditoría cumpla eficazmente sus objetivos y alivie los riesgos descritos anteriormente en la medida de lo posible:

 

•       Familiaridad con el sitio: las auditorías remotas funcionan mejor si los auditores están familiarizados con las operaciones. Si bien no es necesario que el auditor haya visitado el sitio antes, ese tipo de familiaridad con la instalación proporciona el mejor escenario posible, ya que prepara al auditor para saber qué buscar (y dónde) y qué preguntas hacer.

 

•       Planificación cuidadosa: al igual que las auditorías in situ, las auditorías remotas requieren una planificación inicial cuidadosa por parte del auditor y la instalación, y quizás en un grado más elevado.

 

La instalación necesita recopilar todos los documentos y registros antes de la auditoría y determinar la mejor manera de presentar esa información de forma remota.

 

Es mejor programar las entrevistas con anticipación para garantizar la disponibilidad; sin embargo, pueden llevarse a cabo según surja la necesidad.

 

Trazar la ruta y las áreas específicas enfocarse para la auditoría con anticipación, utilizando un mapa del sitio como guía, para garantizar que todas las áreas estén cubiertas y que la auditoría se pueda realizar de la manera más eficiente posible utilizando los recursos asignados a las instalaciones. Se debe asignar una guía del sitio de auditoría que con la que esté familiarizado toda la instalación.

 

Es necesario evaluar las necesidades y requisitos de tecnología, y la logística y el acceso deben probarse antes de la auditoría. Es vital que todas las cámaras, reuniones web, espacio de documentos compartido, WiFi y otras tecnologías funcionen correctamente antes de la auditoría o se perderá mucho tiempo en la resolución de problemas.

 

•       Video: los videos deben ser en vivo. Los recorridos por el sitio deben ser dirigidos por un guía / empleado del sitio, a lo largo de una ruta planificada; con teléfonos inteligentes, iPads, etc. con capacidades de transmisión en vivo. Es importante asegurarse de que la transmisión en vivo funcione dentro de la instalación que se audita para que los auditores tengan una visión clara de las condiciones del sitio. Los auditores también pueden aprovechar las cámaras de vigilancia internas (por ejemplo, sistemas de seguridad o de calidad) para proporcionar imágenes adicionales de las operaciones, cuando sea necesario. En la mayoría de los casos, las imágenes de vigilancia no reemplazan al video en vivo.

 

•       Reuniones web: las sesiones informativas de apertura, cierre y diarias se pueden realizar a través de reuniones web. Las auditorías remotas brindan la flexibilidad de realizar la auditoría en segmentos, con sesiones informativas después de cada segmento. Esto permite que el auditor revise las secuencias de video, evalúe los registros y genere preguntas para garantizar que la información recopilada sea precisa y completa.

 

En este momento, empresas de todo el mundo, continúan estableciendo cómo ver los negocios en lo que respecta a prácticas operativas, salud y seguridad de los empleados, continuidad del negocio, certificación y cumplimiento. Las auditorías son un componente que permite hacer una transición sin problemas para operar en un entorno virtual e influenciado por una pandemia.

 

Cualquier auditoría, siempre que esté bien planificada. aproveche adecuadamente las TIC y sea ejecutada por un equipo que comprenda las instalaciones y los requisitos, puede ser muy eficaz.

 

Traducido y adaptado de: Bellavia, R. and Dykun, J. (May, 2018). Best Practices for Remote Food Audits. Food Safety Magazine. EEUU.