Gestión del tiempo

Cómo funciona el Timeboxing y por qué le hará más productivo

Hace cinco años leí el argumento de Daniel Markovitz para migrar listas de tareas pendientes a calendarios. Desde entonces, mi productividad al menos se ha duplicado.

Este trascendental artículo describe cinco problemas con la lista de tareas pendientes. Primero, nos abruman con demasiadas opciones. En segundo lugar, nos sentimos atraídos naturalmente por tareas más simples que se realizan con mayor facilidad. En tercer lugar, rara vez nos sentimos atraídos por tareas importantes pero no urgentes, como reservar tiempo para aprender. En cuarto lugar, las listas de tareas por sí solas carecen del contexto esencial del tiempo disponible. Quinto, carecen de un dispositivo de compromiso para mantenernos honestos.

Esto fue suficiente para mí. Pasé de mi lista de tareas pendientes observada religiosamente (plan de trabajo diario) a este sistema de calendario, también conocido como timeboxing (un término tomado de la gestión ágil de proyectos). Las cinco críticas de Markovitz a las listas de tareas pendientes se han manifestado para mí. En un estudio que realizamos sobre 100 trucos de productividad, el timeboxing se clasificó como el más útil. Y en los últimos años, también he descubierto varios beneficios adicionales del timeboxing, que me gustaría compartir.

 

Primero, el timeboxing en un calendario permite un posicionamiento relativo del trabajo. Si sabe que un video promocional debe publicarse un martes y que el equipo de producción necesita 72 horas para trabajar en sus ediciones de copia, entonces sabe qué colocar en la casilla de tiempo. De hecho, sabe dónde colocar el cuadro de tiempo: es visual, intuitivo, obvio. Trabajar duro y esforzarse al máximo a veces no es realmente lo que se requiere; la alternativa, hacer lo correcto en el momento adecuado, es un mejor resultado para todos.

Segundo, la práctica le permite comunicarse y colaborar de manera más eficaz. Si todo su trabajo crítico (y tal vez solo todo su trabajo, punto) está en su calendario, sus colegas pueden verlo. Por lo tanto, no solo es más probable que planifique su trabajo para adaptarse a los horarios de los demás (lo que menciono en el párrafo anterior), sino que otros pueden verificar que su horario de trabajo funciona para ellos. Los calendarios compartidos (con opciones de privacidad correspondientes) son ahora la norma en el mundo corporativo, con Microsoft y Google a la cabeza.

Tercero, le brinda un registro completo de lo que ha hecho. ¿Llegas al final de una semana difícil y ni siquiera estás seguro de lo que pasó? Está en tu calendario. O se avecina una revisión de desempeño: ¿cuáles fueron los altibajos de los últimos seis meses? Está en tu calendario. O está interesado en utilizar una hora para planificar la semana siguiente y necesita saber qué hay en el horizonte. Está en tu calendario. Solo asegúrese de tener su propia versión personal (es decir, no propiedad exclusiva del empleador) de estos datos, o algún día no estará en su calendario.

Cuarto, te sentirás más en control. Esto es especialmente importante porque el control (también conocido como volición, autonomía, etc.) puede ser el mayor impulsor de la felicidad en el trabajo. Las interrupciones constantes nos hacen menos felices y productivos. Timeboxing es el antídoto adecuado para esto. Usted decide qué hacer y cuándo hacerlo, bloquea todas las distracciones durante ese período de tiempo limitado y hágalo. Repetir. El control constante y los logros demostrables son enormemente satisfactorios, incluso adictivos. No se trata solo de productividad (en gran parte externa), se trata de la intención (interna, visceral) y cómo nos sentimos.

Quinto, será sustancialmente más productivo. La ley de Parkinson establece con ligereza que el trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para su finalización. Aunque no es realmente una ley (es más una observación irónica), la mayoría de nosotros admitiría que hay algo de verdad en ella (especialmente en lo que respecta a las reuniones). Un corolario de esta observación en la práctica es que a menudo pasamos más tiempo del que deberíamos en una tarea, influenciados por el tiempo que está disponible (circunstancial) en lugar de cuánto tiempo realmente debería tomar el trabajo (objetivo). El timeboxing disciplinado nos libera de la ley de Parkinson al imponer un tiempo sensato y finito para una tarea y ceñirse a eso. Aunque es difícil cuantificar con precisión los beneficios de cualquier medida de productividad o gestión del tiempo, esto es claramente enorme. Solo tome un ejemplo común: ¿ le toma habitualmente dos horas (acumulativas, a menudo distribuidas en varias sesiones) para completar una tarea que realmente podría haberse realizado en una sola hora, enfocada y enmarcada en el tiempo? Si la respuesta es sí, entonces su productividad personal podría ser el doble de lo que es ahora.

 

Los beneficios del timeboxing calendario son muchos, variados y de gran impacto. Su práctica mejora cómo nos sentimos (control), cuánto logramos como individuos (productividad personal) y cuánto logramos en los equipos en los que trabajamos (colaboración mejorada). Esta puede ser la habilidad o práctica más importante que posiblemente pueda desarrollar, ya que le permite mucho más tiempo para lograr cualquier otra cosa. Además se aplica de forma sencilla y gratuita. 

 

Traducido y adaptado de: Zao-Sanders, M. (December, 2018). How Timeboxing Works and Why It Will Make You More Productive. Harvard Business Review.