Calidad y comunicación

7 reglas para mejorar radical e inmediatamente tu comunicación

 

La correspondencia personal y comercial se han alejado drásticamente de la conversación personal e incluso de la comunicación verbal, quedando relegada casi exclusivamente a los mensajes escritos. Los mensajes de texto, el correo electrónico, la mensajería instantánea, Twitter y Facebook, por ejemplo, nos permiten confiar aún más en la palabra escrita. 

La información escrita tiene una importancia inmensa en nuestra cultura y nos hace ávidos amantes de los libros. Sin embargo, cuando se trata de transmitir información o alinearse con una acción, la palabra escrita puede no ser su mejor herramienta. 

Como muchos, podríamos creer que la tecnología mejora la eficiencia de la comunicación. No malinterprete: el correo electrónico, los mensajes de texto y la mensajería instantánea tienen muchos beneficios valiosos cuando se usan correctamente. Pero piénselo: ¿alguna vez ha enviado un correo electrónico a alguien que trabaja en el mismo piso que usted (o en el cubículo de al lado)? ¿O, en lugar de llamar por teléfono a alguien que no entendió bien la información que transmitió en su correo electrónico, simplemente envió otro correo electrónico? El problema no es que los mensajes escritos sean malos. El problema real es que estamos tratando de reescribir miles de años de evolución de la comunicación efectiva en menos de 30 años. Las palabras son solo una pequeña parte de la comunicación eficaz. El resto radica en el tono de voz y el lenguaje corporal, ninguno de los cuales se puede transmitir bien en un mensaje escrito, sin importar cuántos emoticonos se use. 

La palabra escrita es poderosa, pero los humanos han evolucionado para comunicarse y construir relaciones personales de manera efectiva. El correo electrónico, las redes sociales y los mensajes de texto son grandes herramientas, pero nos metemos en problemas cuando nos aferramos a ellos. 

Muchos proyectos, relaciones personales, procesos de trabajo y sistemas comerciales completos se han visto completamente arruinados por una comunicación insuficiente e ineficaz. Detengamos esta locura y tengamos un diálogo abierto. Un diálogo abierto no es una aplicación que se encuentra en su teléfono, es una conversación entre dos o más personas y existen algunas reglas.

 

Regla uno: Sea breve

 

Está bien charlar sobre el fin de semana y ponerse al día, si solo son dos. Pero en un entorno grupal, mantenga la reunión breve y vaya al grano. De lo contrario, anula la eficiencia de la comunicación y no respeta el tiempo de otras personas. Utilizar una agenda para mantener el rumbo; es esencial para cualquier reunión.

 

Regla dos: Sea abierto

 

El propósito de tener una sesión de diálogo no debería ser hablar solo de su punto de vista. Deje a un lado sus opiniones el tiempo suficiente para considerar objetivamente lo que otros tienen que decir y esté abierto a cambiar de opinión. Si se presenta solo para ser escuchado, reconsidere sus intenciones. Los diálogos efectivos son un esfuerzo colaborativo.

 

Regla tres: Escucha activa

 

Permita que otros hablen libremente sin alejarse demasiado del tema o desviarse, nadie quiere sentarse a una sesión de quejas. Establezca el tema antes de comenzar, acuerde permanecer en el tema y escuchar lo que los demás tienen que decir sin abarrotar su mente con lo que va a decir a continuación.

 

Regla cuatro: Pregunte "por qué"

 

Haga preguntas reflexivas para comprender mejor el mensaje o el tema que se está discutiendo. Si está lidiando con un problema, preguntar "por qué" lo ayudará a descubrir la causa raíz en lugar de saltar a la primera solución fácil. Cuantos más hechos tenga, menos probabilidades tendrá de hacer una suposición incorrecta. Nunca escuché que las suposiciones fueran una buena fuente para tomar decisiones sólidas.

 

Regla cinco: Pida opiniones

 

No dude en sondear al grupo para conocer sus opiniones después de cualquier declaración. Esto fomenta el espíritu de diálogo abierto y alienta a participar a aquellos que dudan en contribuir. Un consejo para mejorar su comunicación es esperar hasta que todos los demás hayan expresado sus opiniones antes de expresar la suya. Esto permite crear consenso, interponer su perspectiva y honrar otras contribuciones para lograr la alineación.

 

Regla seis: Paráfrasis

 

Está bien que repita lo que pensó que escuchó o entendió para tener mayor claridad. No está siendo descarado, simplemente se asegura de tener una comprensión constante de lo que se dijo o decidió. Esto es particularmente crítico durante el diálogo grupal. Si no está 100% seguro de lo que se pretendía, parafrasear su comprensión de lo que se dijo es esencial.

 

Regla siete: Determine los elementos de acción

 

Antes de que finalice el diálogo, averigüe las acciones a las que se debe dar seguimiento y asegúrese de que alguien sea responsable de cada elemento. Es mejor conseguir voluntarios para los elementos de acción, pero no tema asignarlos si nadie habla. No olvide establecer una fecha de vencimiento. Deje para el final identificar a los responsables de cada acción y defina antes las fechas límite. De esa manera, las personas responsables se sentirán más en control y es más probable que logre el objetivo.

 

Mejore inmediatamente su comunicación

 

¿Cómo se sentiría si fuera la persona que lograra mejores resultados cuando se trata de decisiones importantes? ¿O el gerente que todos saben está comprometido con sus empleados? Podría delegar responsabilidades con mayor facilidad y dedicar menos tiempo a aclarar problemas de comunicación. 

Si piensa que los correos electrónicos, los mensajes de texto y los mensajes instantáneos son más eficientes, revise el siguiente ejemplo, a un correo electrónico no solo le faltan puntos clave de la comunicación humana, sino que los estudios muestran que es dramáticamente menos eficiente que los diálogos en persona (conversaciones). 

Aproveche una herramienta probada, de siglos de antigüedad, diseñada por la evolución: la conversación personal. La gente lo encontrará más accesible y sentirán que los valora. Si desea mejorar radical e inmediatamente su comunicación, no deje los mensajes abiertos al azar. El simple hecho de hablar con la gente marca la diferencia. Desafortunadamente, como sociedad, no nos detenemos a respirar con la suficiente frecuencia y somos víctimas de la ilusión de que "digital" significa "más rápido".

 

Traducido y adaptado de: Urban. E. (December 2019). Communication Breakdown: 7 rules to radically and immediately improve your communication. Quality Progress Magazine. ASQ. USA.