Auditorías de Seguridad Alimentaria

Las auditorías ofrecen una oportunidad para adoptar la seguridad alimentaria

Ya sean auditorías de certificación de terceros, auditorías internas o auditorías de clientes, siempre son una oportunidad para aprender y obtener la mejor retroalimentación de oportunidades de mejora en su negocio e instalaciones de procesamiento. Entonces, en lugar de estar bajo estrés, acéptelos siempre como oportunidades. Aun así, algunos consejos para enfrentar tanto auditorías anunciadas como no anunciadas pueden ayudar a reducir el estrés innecesario durante estos tiempos.

Muchas empresas alimentarias dependen de una sola persona para gestionar todas las actividades de análisis de peligros y puntos críticos de control (HACCP), seguridad alimentaria y cumplimiento de la calidad. Si desea que su auditoría sea un éxito y quiere tener la mejor experiencia de aprendizaje de su auditoría, debe asegurarse de que todos los miembros del equipo ayuden a prepararse para la esta e implementen las acciones correctivas necesarias. En cualquier negocio de alimentos, la seguridad alimentaria no es solo responsabilidad de una persona; el trabajo en equipo es necesario y fomentará una cultura de seguridad alimentaria.

 

Antes de la auditoria

Probablemente pueda anticipar, con cierta precisión, con quién querrá hablar el auditor. Elija personal en roles clave y asegúrese de que estén totalmente al día en sus protocolos de seguridad alimentaria.

Realice juegos de roles. Con un poco de práctica, su personal se sentirá mucho más cómodo y seguro cuando llegue el auditor. Ensayar la auditoría ayuda mucho, a veces no es posible darse cuenta de los detalles sin ponerse en el lugar del auditor.

Cada departamento debe tener su propio conjunto de preguntas que se esperan de los auditores y estar listo con respuestas y documentación de respaldo. Esto se puede ensayar con anticipación para ganar confianza.

 

Durante la auditoría

En primer lugar, identifique los diferentes elementos del sistema de seguridad alimentaria en planta y la persona más adecuada para asumir la responsabilidad de cada uno de estos elementos.

En segundo lugar, si observa algo que no está bien mientras recorre la planta o revisa documentos y registros con el auditor, no se limite a cruzar los dedos y esperar que el auditor no lo detecte. Márquelo y abórdelo de inmediato. No muestra debilidad en su sistema, más bien, es una forma de mostrarle al auditor que identificar y resolver problemas rápidamente es parte de la cultura de su empresa.

Lo tercero es ser honesto, especialmente al responder a las preguntas del auditor. Si no sabe la respuesta y hay alguien en el sitio que está mejor calificado para responder la pregunta, vaya y consígalo. No ganará nada mintiendo. También podría ser contraproducente, socavando toda la auditoría y debilitando la confianza del auditor en sus operaciones.

Ocasionalmente, el personal que conoce sus funciones de adentro hacia afuera se desmorona cuando se le pregunta durante una auditoría. No haga contacto visual y espere lo mejor; eso es lo que algunos miembros de su personal estarán pensando el día de la auditoría. Pero no tiene por qué ser así. La Figura 1 describe lo que suelen buscar los auditores.

¿Qué tener a mano?

A continuación, algunas preguntas de auditoría comunes para un departamento de control de calidad.

 

P: ¿Se especifican criterios de aceptación y rechazo para diferentes parámetros de proceso y productos probados por su empresa?

 

Documentación:

• Criterios de aceptación de los parámetros del proceso
• Registros de seguimiento de procesos
• Procedimientos para procesos
• Informes de prueba de productos

 

P: ¿Ha preparado un plan de pruebas e inspección general que cubra las instrucciones de trabajo, los criterios de aceptación y los formatos y parámetros aprobados para los diferentes tipos de productos para desde el inicio al final del proceso?

 

Documentación:

• Prueba de inspección y plan de control de calidad
• Instrucciones de trabajo
• Criterios de aceptación
• Registros de inspección de materiales entrantes
• Registros de monitoreo / prueba en proceso
• Registros de pruebas de productos terminados

 

P: ¿Cómo se inspecciona / verifican los productos críticos, productos recientemente desarrollados o materiales comprados? ¿La documentación es la misma para cada uno? ¿Cómo se verifican las materias primas?

 

Documentación:

• Procedimientos de inspección / verificación para productos críticos, productos recientemente desarrollados y materiales comprados
• Pruebas de materias primas, planes de inspección y registros.
• Procedimientos de prueba

 

P: ¿Ha capacitado al personal para el seguimiento de los procedimientos operativos e instrucciones de trabajo para el aseguramiento de la calidad y los métodos de laboratorio para las pruebas de los diversos productos? ¿Ha recibido algún método de prueba de su cliente?

 

Documentación:

• Calendario de formación y registros de formación
• Matriz de competencias y habilidades
• Métodos y procedimientos de prueba

 

P: ¿Cómo se lleva a cabo la calibración de los equipos de laboratorio utilizados por su personal? ¿Cómo mantiene la calibración? ¿Cómo controla y mantiene los instrumentos en su departamento?

 

Documentación:

• Programas de calibración para equipos de laboratorio
• Certificados de calibración
• Procedimientos de mantenimiento de equipos
• Procedimientos de mantenimiento de equipos
• Registros de mantenimiento de equipos

 

P: ¿Ha realizado calibración de instrumentos de laboratorio, balanzas de peso, etc.? ¿Es trazable a una norma nacional o internacional aprobada? Si dicha trazabilidad no está disponible, ¿se calibra con un método documentado o una metodología establecida?

 

Documentación:

• Certificados / registros de calibración
• Documento de trazabilidad de calibración
• Métodos de calibración

 

Enfrentando una auditoría no anunciada

Las auditorías no anunciadas parecen ser una gran carga, sin embrago, permiten el fortalecimiento de la calidad en toda la industria. Aquellos fabricantes que están comprometidos con la seguridad y la calidad — y que son la mayoría — sufren por culpa de aquellos que toman atajos. Las empresas que tomen atajos pueden tener grandes problemas en el futuro. Mientras no decidan producir de una manera diferente a la certificada, siempre existirán las auditorías no anunciadas.

Muchos de los estándares de la Iniciativa Global de Seguridad Alimentaria (GFSI) requieren una auditoría sin previo aviso. Para afrontar con éxito una auditoría no anunciada, siga estos consejos u los descritos en la Figura 2:

1. El sitio siempre debe verse limpio y profesional desde el exterior, y deben existir señales claras para que el auditor sepa dónde ir y estacionarse. Procure lograr una buena primera impresión, muchos auditores deciden cuál es su grado de auditoría en los primeros 30 minutos.

2. Mantenga la información para visitantes lista para el auditor, tales como declaraciones o cuestionarios de salud y normas para visitantes, tablero de clip, bolígrafo, papel y linterna, para que los use el auditor.

3. Mantenga un acceso fácilmente identificable, en todas las tallas, a los overoles y calzado de protección en planta que pudiera necesitar el auditor.

4. Lleve al auditor desde las áreas de bajo a las de alto riesgo, este es el orden correcto de seguridad alimentaria. Deje que el auditor decida si quiere tomar un camino diferente y esté preparado para ello. Las auditorías deben ser dirigidas por el gerente de la fábrica o el gerente general de la instalación y deben estar respaldadas por el gerente técnico.

5. Para ganar confianza en su auditoría sin previo aviso, desarrolle un sistema en planta para realizar sus auditorías simuladas sin previo aviso con una frecuencia predefinida. Para ello, puede utilizar un equipo de auditoría de expertos externos que le ayude a iniciar auditorías sin previo aviso para que pueda aprender lo mejor del negocio y perfeccionar sus procedimientos.

6. Mantenga siempre estrictamente implementados sus programas de requisitos previos (programas prerrequisitos).

7. Lleve a cabo actividades formales de planificación de la continuidad del negocio para asegurarse de considerar los peores escenarios y desarrollar procedimientos que se puedan utilizar para simulacros. Posteriormente, estos procedimientos servirán como base de su estrategia de continuidad empresarial.

8. Implemente procedimientos que informen y capaciten a todo el personal involucrado en inspecciones no anunciadas para que puedan implementarlas tan pronto como ocurra una auditoría no anunciada.

9. No hay nada mejor que practicar. Se pueden utilizar simulaciones, simulacros, ejercicios y escenarios para ayudar a capacitar a su personal en el uso de métodos de evaluación y comprender si pueden aplicar correctamente los procedimientos establecidos para una auditoría no anunciada.

10. Por último, tenga a mano personal competente y seguro durante la auditoría.

 

Teniendo en cuenta estos consejos, estará bien encaminado para realizar una auditoría exitosa sin todo el estrés e implementar las acciones correctivas necesarias después del hecho. ¡Buena suerte!

Referencia: Brajraj Sengar, M.Sc. (November 2020). Audits Offer an Opportunity to Embrace Food Safety. Food Safety Magazine. USA. Recuperado de: https://www.foodsafetymagazine.com/enewsletter/audits-offer-an-opportunity-to-embrace-food-safety/