Tips para auditorías HACCP

 5 formas de prepararse para una auditoría HACCP

 

Durante una auditoría, a menudo, las acciones hablan más que las palabras. Las auditorías se basan en gran medida en la capacidad de proporcionar al auditor evidencia de que las operaciones cumplen con un estándar. Desde la perspectiva del auditor, es el solicitante (el auditado) quien controla el resultado de la auditoría. En general, la falta de organización, el personal no capacitado y la mala interpretación de los criterios de cumplimiento pondrán a su auditor en alerta. Siga estos cinco pasos para prepararse para su auditoría y el auditor se sentirá más cómodo con su implementación del estándar. Y seguramente pasará muy bien la auditoría

 

1. Lo difícil de las cosas pequeñas. No abordar los problemas obvios muestra una falta de capacitación y de compromiso en general con el estándar a auditar. Asegúrese de que las condiciones en toda la instalación, especialmente en las áreas de almacenamiento y oficinas, estén ordenadas y los materiales debidamente identificados y en el lugar designado. Debe haber suficiente espacio entre la pared y el material almacenado para que se lleven a cabo las actividades de control de plagas y limpieza. Debe programarse al menos dos meses antes una auditoría interna para verificar potenciales no conformidades a presentarse durante la auditoría. Considerar que un tercero recorra sus instalaciones con su equipo de auditoría para aumentar el rigor de la auditoría.

 

2. Trabajar con el equipo. Al menos tres semanas antes de la auditoría, tenga una reunión de personal para prepararse. Los empleados deben estar familiarizados con sus procedimientos de trabajo debidamente documentados y los registros de monitoreo de los que son responsables. Deben comprender los peligros relacionados con el PCC identificados en el plan de análisis de peligros y puntos críticos de control, o HACCP. El personal clave debe estar familiarizado con términos como "acción correctiva" y la diferencia entre verificación y validación. La gerencia debe realizar ejercicios de seguimiento al menos una semana antes de la auditoría para asegurarse de que los miembros del equipo se sientan cómodos con sus funciones y el ejercicio en su conjunto. El personal también debería poder explicar la diferencia entre recojo de producto (recall en inglés) y trazabilidad.

 

3. No adopte un enfoque de último minuto para implementar el estándar. No llene la documentación delante del auditor ni corrija las desviaciones mientras se realiza la auditoría. No utilice términos como "lo intentamos" o "a veces". Programar su servicio de manejo de plagas para el día anterior a la auditoría no impresionará a un auditor. Mantenga sus programas al día y cuando no pueda documente las acciones correctivas adecuadamente.

 

4. Asegúrese de que la alta gerencia asista a las reuniones de apertura y / o cierre. Es común en varias auditorías que la gerencia no está disponible para asistir ni a la reunión de apertura ni a la de cierre. Es en el mejor interés de la empresa que alguien en un puesto superior sea informado antes de la reunión y se reúna con el auditor. Adoptar un estándar acreditado es un compromiso serio. La alta dirección debe hablar con el auditor sobre el estándar a auditor y explicar algunos de los pasos que se han tomado para cumplir con el estándar. Además de las preguntas que el auditor realice como parte de la auditoría.

 

5. Tu mejor ofensa es no estar a la defensiva. No se sienta ofendido por el auditor si tiene no conformidades durante la reunión de cierre, simplemente está haciendo su trabajo. Es una falta de respeto desafiar a un auditor si es obvio que no cumple. Una auditoría es una experiencia de aprendizaje para usted y el auditor. El trabajo del auditor es recopilar datos. Si no está de acuerdo con las conclusiones, trátelas a través del proceso de apelaciones. Puede desafiar al auditor después de que se emita el informe. Sea positivo y la auditoría se desarrollará sin problemas.

Referencias: Traducido y adaptado de: Zimmerman, S. E. (June, 2014). 5 additional ways to prepare for an audit – online exclusive. Food Quality & Safety Magazine.