El Plan de Calidad

¿Qué es un plan de calidad?

 

El plan de calidad es un documento, o conjunto de documentos, que juntos especifican estándares, prácticas, recursos, especificaciones y una secuencia de actividades relevantes para un producto, servicio, proyecto o contrato en particular. Los planes de calidad deben definir: 

• Objetivos a alcanzar (por ejemplo, características o especificaciones, uniformidad, efectividad, estética, tiempo de ciclo, costo, recursos, uso, rendimiento, confiabilidad, etc.)
• Pasos en los procesos que constituyen la práctica o los procedimientos operativos de la organización.
• Asignación de responsabilidades, autoridad y recursos durante las diferentes fases del proceso o proyecto.
• Estándares, prácticas, procedimientos e instrucciones documentados específicos que se aplicarán
• Programas adecuados de prueba, inspección, examen y auditoría en las etapas apropiadas
• Un procedimiento documentado para cambios y modificaciones al plan de calidad a medida que se mejora un proceso.
• Un método para medir el logro de los objetivos de calidad.
• Otras acciones necesarias para cumplir los objetivos

En el nivel más alto de la organización, los objetivos y planes de calidad deben integrarse con los planes estratégicos generales. A medida que los objetivos y planes de la organización se implementan en toda la organización, cada función crea su mejor manera de contribuir a las metas y objetivos de alto nivel. 

En los niveles inferiores, el plan de la calidad asume el papel de un plan de acción. Dichos planes pueden adoptar diferentes formas, según el resultado que deban producir. Los planes de calidad también pueden estar representados por más de un tipo de documento para producir un resultado determinado. 

Ejemplo de plan de calidad

 

Un ejemplo de plan de calidad es una empresa de fabricación que mecaniza piezas metálicas. Su plan de calidad consta de los procedimientos aplicables (que describen el proceso de producción y las responsabilidades), los estándares de mano de obra aplicables, las tolerancias de medición aceptables, la descripción de los estándares de materiales, etc. Todos estos elementos pueden estar como documentos separados. 

La información que pertenece a un cliente en particular se puede especificar en órdenes de trabajo individuales. Las órdenes de trabajo especifican las configuraciones y tolerancias de la máquina, las operaciones a realizar, las pruebas, las inspecciones, la manipulación, el almacenamiento, el embalaje y los pasos de entrega que se deben seguir. 

Un plan de calidad a nivel operativo traduce los requisitos del cliente (el qué) en acciones necesarias para producir el resultado deseado (el cómo) y lo combina con los procedimientos, estándares, prácticas y protocolos aplicables para especificar con precisión qué se necesita, quién lo hará y cómo se hará. Un plan de control de calidad puede especificar tolerancias del producto, parámetros de prueba y criterios de aceptación. Si bien la terminología puede diferir, el enfoque básico es similar para los servicios y otros tipos de organizaciones.

 

Cómo escribir un plan de calidad

 

Los planes de garantía de calidad o control de calidad evalúan y / o modifican los procedimientos de una organización para ayudar a garantizar que proporcionen los resultados deseados. Los planes de control de calidad a menudo se ven como un conjunto de instrucciones que deben seguirse. Documentan los procedimientos de planificación, implementación y evaluación de un proyecto, así como cualquier actividad de QA o QC. 

Algunas áreas pueden ser más detalladas que otras, según las necesidades del proyecto, el proceso o la organización. Es importante tener en cuenta que cada plan es único en función de las necesidades de la organización y su sistema de gestión de la calidad (SGC). Sin embargo, los planes de control de calidad siempre deben tener una estructura que permita mejoras al plan. Esto permite a los empleados ofrecer información sobre cómo mejorar la eficiencia y la calidad. Además, otros deben revisar el plan periódicamente, incluidas las partes interesadas, para garantizar que sea integral. 

Los planes de control de calidad generalmente incluyen información detallada como: 

• Una descripción general o introducción del proyecto o proceso que detalla los antecedentes, la necesidad, el alcance, las actividades y las fechas o plazos importantes.
• La estructura organizativa o el organigrama que detalla los miembros necesarios del equipo, incluidos los proveedores externos.
• Las responsabilidades y calificaciones de cada miembro del equipo necesarias para cumplir con los deberes establecidos
• Verificación del trabajo (por ejemplo, quién es responsable de realizar una tarea, así como quién es responsable de verificar el trabajo)
• Estándares del proveedor (p. Ej., Especificar los estándares que los posibles proveedores deben cumplir antes de poder ofertar por un contrato, como ISO 9001: 2015)
• Una lista de proveedores calificados
• Parámetros de prueba
• Estándares de desempeño y cómo se documentará el desempeño
• Criterios de aceptación
• Entregables
• Un mecanismo de retroalimentación para la retroalimentación interna y / o externa de los clientes.
• Procedimientos de control de calidad
• Auditorias
• Capacitación (por ejemplo, capacitación general, específica del trabajo o de actualización)
• Acción correctiva y acciones preventivas, incluidas las personas responsables de CAPA
• Acción correctiva sugerida
• Notificaciones requeridas
• Cualquier referencia o material relacionado, incluidas calificaciones de desempeño o informes de desempeño.

 

Documentación y despliegue del plan de calidad

 

Los planes de calidad son el resultado de las políticas estratégicas de calidad implementadas (que están vinculadas a los planes estratégicos de la organización), de regulaciones legales específicas, los estándares de la industria, las políticas y procedimientos de la organización, las pautas internas y las buenas prácticas necesarias para cumplir con los requisitos de los clientes en cuanto a productos o servicios. 

Los planes de calidad a nivel estratégico se desarrollan e implementan a través del proceso de planificación estratégica. Estos planes de calidad de base amplia se convierten en la guía para el plan de calidad de apoyo de cada función o departamento. Cuando sea apropiado, cada función o departamento puede desarrollar e implementar internamente planes de calidad a nivel operativo. 

Los planes de calidad a nivel operativo son a menudo el documento resultante de una función de programación de producción. Como tal, esta documentación a menudo incluye planos, una copia del pedido del cliente, referencias a estándares, prácticas, procedimientos e instrucciones de trabajo aplicables, y detalles sobre cómo producir el producto o servicio específico. 

Cuando se produce el producto o servicio, los documentos de planificación pueden sumarse a la documentación de inspección, gráficos de control estadístico de procesos (SPC) y copias de los documentos de envío y las certificaciones requeridas por el cliente. En el proceso, los planes se transforman de documentos a registros. En un sistema totalmente informatizado, los documentos mencionados pueden ser pantallas de computadora interactivas a las que se accede en los lugares de trabajo y puntos de control de los operadores. Estas pantallas, internamente, se convierten en registros cuando operadores, inspectores, transportistas y otros ingresan por computadora a la data. 

Un conjunto completo de matrices, desarrollado por un proceso de implementación de funciones de calidad (QFD), puede cumplir como componente del plan de calidad de una organización. El propósito de QFD es capturar e implementar las necesidades y requisitos de los clientes en toda la organización. 

La documentación de los planes de calidad tiene múltiples usos, tales como: 

• Asegurar la conformidad con los requisitos del cliente.
• Asegurar el cumplimiento de los estándares y procedimientos internos y externos.
• Facilitando la trazabilidad
• Proporcionar evidencia objetiva
• Proporcionar una base para la formación
• Junto con múltiples planes para los productos, servicios y proyectos de la organización, proporcionando una base para evaluar la efectividad y eficiencia del sistema de gestión de la calidad (SGC).

 

Traducido y adaptado de: Whats is a Quality Plan. Quality Resources. ASQ. ASQ Certified Manager of Quality Handbook / Organizational Excellence Handbook, ASQ Quality Press.