Gestión del Cambio

Los paquetes de cambios son un poderoso punto de partida para compartir ideas que funcionan

Las soluciones que brindan resultados a escala deben ser simples y sólidas. Para aquellos que buscan la mejora organizacional, aún quedan algunas preguntas: ¿Cómo codificamos nuestras soluciones? ¿Cómo difundimos el conocimiento de nuestras soluciones a los demás? Los paquetes de cambio son una herramienta práctica que articula un conjunto de ideas, probadas en la práctica, para ofrecer los resultados deseados. 

Los paquetes de cambio se desarrollan a partir del trabajo de los equipos de mejora de la calidad, a menudo en el contexto de esfuerzos colaborativos (comunidades de mejora en red [NIC], series colaborativas de gran avance [BTSC], redes de mejora e innovación colaborativas y redes de aprendizaje colaborativo). Un viaje de mejora típico implica establecer un objetivo, desarrollar una teoría de la práctica de mejora y ejecutar ciclos de aprendizaje. Los equipos recopilan pruebas de lo que funciona, eliminan las ideas que no funcionan y documentan su aprendizaje sobre cómo lograr mejores resultados. 

La culminación de un viaje de mejora exitoso puede resultar en un documento sumativo: un paquete de cambios. Este incluye evidencia empírica que muestra qué ideas de cambio son efectivas y cómo han funcionado en la práctica para producir los resultados deseados. Los paquetes de cambio también sirven como punto de partida para las personas y organizaciones que buscan mejoras a gran escala. Son útiles durante las fases de planificación y ejecución del trabajo de escalado. A medida que las ideas de un paquete se prueban en una variedad de condiciones y en diferentes ubicaciones, se produce un mayor aprendizaje y los propios paquetes de cambios pueden evolucionar.

 

Historia

 

En 1994, el Institute for Healthcare Improvement (IHI) creó el BTSC. Una parte integral de este enfoque de red fue la codificación de la mejor práctica actual: los paquetes de cambio. Los paquetes de cambio adoptados por una red decidida que utilizan métodos prácticos de adaptación y adopción, como el Modelo para la Mejora, surgieron como los componentes centrales del método BTSC popularizado por el IHI. 

A pesar del uso generalizado de BTSC, y ahora de NIC en el campo de la educación, todavía hay una falta de orientación práctica sobre los elementos centrales de los paquetes de cambio. En este artículo, se describen los paquetes de cambios, e incluye: 

• Los elementos de los paquetes de cambios.
• El proceso de producción de paquetes de cambio.
• Los artefactos incluidos en los paquetes de cambios.
• Por qué y cómo los paquetes de cambios son útiles para quienes buscan generar cambios a escala.

 

Elementos de un paquete de cambios

 

La introducción: es una breve declaración que se utiliza para generar interés. La introducción comunica a los lectores / usuarios lo que detallará el paquete de cambios y por qué podría ser valioso para ellos. 

La información de antecedentes: una sección breve pero importante, la información de antecedentes describe las condiciones iniciales del viaje de mejora. Las condiciones iniciales variarán de un lugar a otro, y cualquier contexto proporcionado puede informar a los usuarios posteriores del paquete de cambios sobre cuánta adaptación local puede ser necesaria para su entorno. 

El enunciado del problema: esta sección se describe por qué se realizó el trabajo. Es el primer momento en que los lectores obtienen una sensación de medición porque el problema casi siempre está calificado o cuantificado de alguna manera. El enunciado del problema también delimita el esfuerzo de mejora y los aspectos del sistema en consideración, que informa la teoría de la mejora que se presenta más adelante en el documento. 

El Objetivo (el resultado de interés): La declaración del objetivo define el destino del esfuerzo de mejora. Es una declaración única que describe el resultado específico de interés, cuánta mejora se desea, dónde y para quién se producirá la mejora, y para cuándo se espera o se esperaba la mejora. 

El sistema de medición: el acceso a las medidas específicas utilizadas es fundamental para replicar los éxitos presentados en un paquete de cambio. Las descripciones claras del resultado, el proceso, el paso del proceso y las medidas de equilibrio ayudan a los equipos subsiguientes a responder la pregunta: "¿Cómo sabremos o cómo supimos que un cambio fue una mejora?"  Si el equipo era parte de una red, las medidas del estado de la red se pueden incluir aquí. También se pueden describir las medidas de participación que demuestran cómo se gestionó el proceso de mejora. Algunos ejemplos podrían incluir: la frecuencia de las reuniones, el número de ciclos de aprendizaje y la frecuencia de las interacciones con el liderazgo. 

La teoría de la mejora (diagrama de impulso): esta sección está reservada para el conocimiento consolidado adquirido durante el proceso de mejora. Debe representar la teoría de mejora más completa y actualizada que tiene un equipo sobre cómo cambiar un sistema para lograr un resultado de interés. En la atención médica y la educación, esto se logra con frecuencia mediante un diagrama de controlador que representa lo que ha funcionado en la práctica. 

Esta herramienta destaca para los equipos posteriores lo que se cambió en el sistema, dónde se realizaron los cambios y qué ideas de cambio se utilizaron para lograr el resultado. Consulte la Figura 1 para ver un ejemplo de un diagrama de controlador.

 

Las ideas para cambiar el sistema (detallado): si bien el diagrama del controlador es una buena descripción visual de la teoría general de la mejora, puede carecer de los detalles que necesitan los equipos de escalado para replicar los cambios implementados en la práctica. Los equipos quieren saber el "cómo". Esta sección proporciona un lugar para describir cada idea de cambio en detalle: qué se hizo, qué se aprendió y qué evidencia se generó. En algunos casos, se puede demostrar que una idea de cambio es de aplicación universal. En otros casos, sin embargo, es útil resaltar cuándo y dónde una idea fue fructífera y cuándo y dónde no lo fue, señalando las condiciones específicas en una variedad de circunstancias o ubicaciones. 

La evidencia de las ideas: La evidencia de ideas demuestra la investigación empírica detrás de las ideas de cambio, ya sea recopiladas de la literatura o generadas en la práctica. Aquí se incluye una familia de medidas, utilizando un tablero, o en el caso de esfuerzos de colaboración en los que todas las organizaciones participantes comparten un conjunto común de medidas, el uso de pequeños tableros múltiples con anotaciones para resaltar los cambios en el rendimiento a lo largo del tiempo o entre ubicaciones vinculadas a la implementación de ideas.9 Esta sección se enfoca en el proceso y las partes de los pasos del proceso del sistema de medición. En algunos casos, los equipos encuentran útil clasificar las ideas en cuatro categorías potenciales de grado de creencia para los lectores: 

1. Grado de creencia muy fuerte: evidencia generada por el equipo autor (un cambio o tendencia en una carrera o gráfico de control), presencia en la literatura de investigación o en la práctica en otros lugares (con referencia). 

2. Fuerte grado de creencia: evidencia generada localmente solo por el equipo de autores. A menudo, este nivel de evidencia es muy bueno, pero las ideas pueden requerir una adaptación en otro lugar a medida que el contexto cambia en un esfuerzo de escalado. 

3. Grado débil de creencia: presente en la literatura, pero no probado localmente por el equipo de autores o sin evidencia cuantitativa demostrable de mejora en el entorno local. 

4. Grado de creencia muy débil: creencia y anécdota, a menudo un buen punto de partida, basado en el conocimiento / experiencia clínica, pero con una advertencia que aún no se ha probado en la práctica (ya sea localmente o en la literatura). 

Los equipos también querrán incluir enlaces a la literatura de investigación relevante sobre la utilidad, eficacia e impacto de las ideas que han reunido. En muchos casos, la literatura de investigación es un punto de partida clave para la recopilación de ideas de cambio que se probarán en un entorno local y contarán con pruebas sólidas para respaldar su uso. 

Los resultados logrados: un paquete de cambio es tan bueno como los resultados que logre. Su relevancia para propagarse a escala depende completamente de si el cambio en la práctica ha producido cambios en el resultado. Esta sección es una oportunidad para que el paquete de cambios resalte la evidencia de mejora de la fase de innovación del trabajo. Esto implica la presentación visual de datos en forma de gráficos y anotaciones (de ejecución, control u otros) que comunican claramente el rendimiento mejorado a nivel de resultado, yendo más allá de los cambios a nivel de proceso únicamente. 

La historia de usuario (experiencia narrativa): la experiencia del cambio que conduce a la mejora no es puramente cuantitativa. Generar la voluntad de participar en un viaje de mejora es un factor crítico para determinar si las ideas se adoptan a escala. Esta sección representa una oportunidad para contar la historia del cambio, a menudo desde múltiples perspectivas (liderazgo, trabajador de primera línea, usuario final, miembro de la comunidad y personal de servicio de apoyo). 

El equipo de mejora puede transmitir cómo fue asumir el trabajo. Los usuarios finales pueden describir su experiencia del proceso o sistema antes y después del cambio. Ver el viaje de mejora a través de los ojos de múltiples partes interesadas puede explicar por qué el esfuerzo realizado fue necesario para lograr el resultado. 

El equipo: No cuesta nada dar crédito al equipo y a los usuarios que hicieron el trabajo de innovación. Al resaltar sus nombres y roles en el camino de la mejora, un paquete de cambios proporciona información a los futuros usuarios sobre los recursos humanos necesarios para lograr mejores resultados. También se trata de personas con un valioso conocimiento tácito a quienes los equipos posteriores pueden desear ponerse en contacto para obtener más información sobre el proceso de cambio. 

Las Referencias: las referencias son fuentes poderosas para obtener más información. Proporcionan valor para dirigir equipos de escalado hacia la investigación original y el conocimiento basado en la práctica relacionado con las ideas para el cambio presentadas en el documento. 

El apéndice: Los apéndices permiten la inclusión de herramientas específicas (artefactos de conocimiento, que se describen más adelante) producidas por un equipo, que otros pueden adaptar y adoptar. También brindan una oportunidad de orientación adicional que el equipo de innovación cree que podría ser valiosa.

 

Procesos a crear y actualizar

 

Los paquetes de cambios son un grupo de documentos sumativos que capturan el conocimiento de cómo mejorar los resultados. En última instancia, sirven para escalar los esfuerzos como un punto de partida para decidir qué ideas son simples y sólidas. Su creación es iterativa y rara vez completa. Los equipos pueden mejorar empíricamente los resultados en su entorno local, pero la teoría final a la que llegan a través de sus esfuerzos no puede considerarse definitiva o verdadera. 

Como toda teoría es falible, un paquete de cambios solo es prácticamente aplicable en el entorno en el que se generó. Es importante resaltar esto porque los paquetes de cambios que se aplican en los esfuerzos de escalado probablemente encuentren circunstancias en las que no funcionen como se esperaba. Necesitarán una iteración continua para reflejar los nuevos aprendizajes generados en los nuevos lugares en los que se prueban las ideas descritas. 

Los viajes de mejora de la calidad con frecuencia comienzan con un problema práctico, un resultado que el liderazgo considera que necesita un cambio. Se crea un equipo de mejora, se redacta un objetivo y se fleta un proyecto de mejora. La clave de este esfuerzo es el desarrollo de una teoría de partida. 

A menudo, esto se articula en forma de diagrama de controlador. Un equipo individual, o un grupo de equipos dentro de una red estructurada, puede trabajar durante meses o años para refinar su teoría compartida de la mejora de la práctica: ejecutar pequeñas pruebas de cambio (ciclos planificar-hacer-estudiar-actuar) y generar evidencia local de que las ideas que implementan conducen a los resultados que se desean. 

En todo momento, están documentando su aprendizaje como actualizaciones de su teoría compartida, anotando los cambios de desempeño en el proceso y las medidas de resultado. Documentando a medida que avanzan, estos equipos construyen los componentes que formarán su paquete de cambios. 

Cuando se logra una mejora en el resultado, ya sea total o parcialmente, los equipos pueden documentar este viaje de aprendizaje utilizando la estructura del paquete de cambios que se describe aquí. Los equipos posteriores y los esfuerzos de escalado pueden usar este artefacto como punto de partida para sus esfuerzos. Un paquete de cambios puede evolucionar a medida que se amplía. El aprendizaje nunca se termina por completo y la decisión de actualizar un paquete de cambios se basará en varios factores: la complejidad del resultado de interés, la evidencia que muestra la mejora, las limitaciones de recursos y contextuales a escala y la aplicación de la experiencia en la materia.

 

Desarrollando artefactos de conocimiento

 

El paquete de cambios es en sí mismo un artefacto de conocimiento: un producto, referenciado y utilizado en la práctica, que guía, documenta y captura datos, ayuda a la toma de decisiones, guía el trabajo y codifica una práctica. Es un documento que proporciona orientación y evidencia de cómo lograr una mejora. También es la suma de muchos artefactos de conocimiento. 

Un paquete de cambios puede contener varias ideas de cambio documentadas. Las ideas de cambio pueden ser cambios en los pasos de un proceso (el trabajo diario realizado para lograr un resultado particular en un sistema), cambios en los recursos estructurales o incluso cambios en los comportamientos promulgados dentro del sistema. Lo que los equipos de escalamiento necesitan es una guía específica sobre cómo estas acciones, cuando se implementan, producen mejoras. Los artefactos de conocimiento capturan, de manera replicable, los detalles que los equipos de implementación necesitan para comprender cómo y qué cambios específicos logran en el sistema. Los ejemplos de artefactos de conocimiento que pueden estar contenidos en un paquete de cambios pueden incluir: 

• Mapas de proceso utilizados antes y después del cambio, que describen cómo los pasos del proceso se ven y funcionan de manera diferente para lograr un resultado diferente (por ejemplo, describir los pasos de los momentos de transición en un aula, es decir, cuando un instructor hace la transición una clase de alumnos de una actividad a otra).
• Protocolos de conversación documentados que se utilizan para mejorar las relaciones o proporcionar retroalimentación (es decir, el uso de recomendación de evaluación de antecedentes de situación o SBAR) al entregar información y responsabilidad de un paciente en un entorno de atención médica.
• Listas de verificación para ayudar a los equipos a recordar todos los pasos clínicos críticos necesarios para mantener la seguridad o garantizar la confiabilidad en un proceso (por ejemplo, una lista de verificación de seguridad quirúrgica).
• Imágenes o diagramas de la disposición física de las cosas en el espacio (por ejemplo, dónde colocar el equipo de laboratorio para facilitar el flujo en un hospital, o dónde colocar libros en un salón de clases para facilitar las interacciones entre niños y libros para desarrollar habilidades de alfabetización oral durante la desarrollo infantil). 

Importancia del acceso al conocimiento

 

El viaje de mejora y la creación de un paquete de cambio se basa en el acceso y la contribución de los expertos en la materia. No debe subestimar la necesidad de conocimientos específicos para informar cualquier proceso de mejora. En ocasiones, la creación de paquetes de cambio será un paso adelante en el conocimiento. Puede que no tenga el nivel profundidad de evidencia empírica para cada cambio que los líderes y los profesionales desean, pero con la orientación de los expertos en la materia, aún puede ser útil como punto de partida para la mejora a escala.

 

Úselo de diferentes formas

 

En Scaling Up Excellence, Hayagreeva Rao y Robert I. Sutton argumentan que las soluciones se difunden de dos maneras: 

1. Las ideas de cambio evolucionan hacia el contexto local, cobrando vida propia para generar impacto en una variedad de condiciones diferentes. Esto ocurre a menudo cuando el resultado es complejo y los sistemas involucrados en la creación del resultado varían profundamente. Probar ideas en la práctica produce un aprendizaje continuo y una adaptación al contexto local. 

2. La aplicación de las ideas de cambio requiere rigidez y confiabilidad al moverse a escala. La aplicación específica de las ideas de cambio mantiene la integridad, siendo implementada de una manera más rigurosa a pesar del contexto local en el que están ingresando. Estos casos no son infrecuentes, especialmente cuando se utilizan ciencias básicas. Se desaconseja la adaptación local porque la evidencia sugiere claramente que la adaptación debilitaría el impacto hacia el resultado deseado. 

Cuando se utiliza un paquete de cambio, los gobiernos, los sistemas, las redes, los colaboradores y los equipos individuales deben decidir antes de la implementación cuál de estos mecanismos tiene más sentido para lo que están tratando de lograr. 

La búsqueda de la adaptación local de las ideas evidenciadas requiere una asociación con un método de aprendizaje continuo, por ejemplo, el Modelo para la mejora. También requiere una estructura o un sistema de aprendizaje que pueda gestionar la evolución de la teoría a medida que se logra un nuevo aprendizaje. Un enfoque más rígido podría requerir métodos adicionales, como cambios en las políticas, o un enfoque en la confiabilidad de la implementación.

 

Un potente punto de partida

 

Los paquetes de cambio son artefactos de conocimiento sumativo que pueden ser desarrollados por sistemas, organizaciones o equipos que persiguen deliberadamente la mejora de los resultados relevantes para ellos y sus partes interesadas. 

Capturan en detalle: el resultado de interés, una teoría exitosa para el logro, un sistema de medición, evidencia de logro, una descripción de cómo sucedió el logro, ejemplos narrativos y experiencias, así como ejemplos de herramientas, procesos, vías y métodos utilizados para llegar a un mejor resultado.

Como tales, son un poderoso punto de partida para otros que buscan lograr el resultado de interés en una ubicación, sistema o entorno diferente.

 

Traducido y adaptado de: Bennet, B. (January, 2020). Change packages are a powerful starting point for sharing ideas that work. Quality Progress Magazine. ASQ. USA.